WikiHoreca.com – Il Receptionist è la figura chiave delle strutture ricettive, accoglie il cliente al suo arrivo, lo assiste durante tutto il soggiorno e ne gestisce la partenza. Svolge il proprio lavoro ed esegue le proprie mansioni all’interno di una struttura aziendale complessa, la cui conoscenza approfondita è il presupposto fondamentale per compiere al meglio i compiti che gli sono affidati.
Il Receptionist è colui che oltre a dare il benvenuto agli ospiti e a fornire loro suggerimenti e informazioni sul luogo di soggiorno esegue anche compiti che presuppongono la conoscenza della struttura (come l’assegnazione delle camere), l’individuazione delle mansioni che competono agli altri lavoratori dell’albergo (come assegnare a un altro dipendente il compito di eseguire il servizio richiesto dal cliente) e la consapevolezza dei ruoli di responsabilità all’interno dell’azienda (come la gestione dei reclami o dei disguidi verificatisi o comunicati alla reception).
Il Receptionist svolge dunque le attività di tutto il reparto di ricevimento e di portineria. Se la struttura nella quale svolge il suo lavoro dispone di sale per convegni e congressi, si occupa anche del servizio prenotazioni di questi spazi.
Oltre ai servizi specifici di accoglienza, il Receptionist deve anche provvedere alla prenotazione delle camere, verificandone la disponibilità e procedendo alla loro assegnazione all’arrivo dei clienti.
Ha inoltre il compito di gestire le comunicazioni per il cliente e le informazioni su richiesta dell’ospite. Insieme alle attività di registrazione clienti, di tipo organizzativo-gestionale, egli svolge anche, con la tenuta della cassa, funzioni amministrativo-contabili, nonché funzioni di vigilanza e controllo.
I compiti tipici del receptionist sono l’accoglienza del cliente, la vendita delle stanze, la gestione delle prenotazioni e degli arrivi, l’annotazione dei dati del cliente, l’assegnazione della stanza, la ricezione delle richieste del soggiornante durante la permanenza, l’amministrazione della cassa, il cambio valuta, la redazione del conto e l’incasso del relativo corrispettivo, oltre che il disbrigo delle pratiche per la partenza del cliente.
È importante ricordare che i compiti dell’addetto al ricevimento possono subire nella pratica notevoli variazioni, relative sia alla categoria dell’albergo in cui opera sia alle oggettive caratteristiche della struttura; particolari mansioni possono infatti essere richieste in funzione alle dimensioni della struttura, della qualità e della quantità di servizi offerti o dalle scelte aziendali inerenti la gestione.
L’addetto alla reception deve anche provvedere al coordinamento delle attività di tutto il reparto di ricevimento e di portineria e pianificare le presenze dei collaboratori in base alle richieste di prenotazione ricevute o prevedibili. L’addetto alla reception ha frequentemente responsabilità anche nel settore manutenzione dell’impianto ricettivo e deve far intervenire l’addetto ogni qualvolta venga segnalato un guasto.
Nello svolgimento della sua attività, l’addetto alla reception ha rapporti di integrazione funzionale con altre figure che operano all’interno della struttura ricettiva, particolarmente con l’addetto commerciale, con il direttore e con l’addetto al “planning” (pianificazione delle presenze).
